エクセルからGoogleスプレッドシートに今すぐ移行すべき理由

計算はGoogleSpreadSheetで決まり!EXCELから移行した話

GoogleSpreaSheetに移行した話

こんにちは。WEBマーケ大好きなガーシラ(@gashira)です。

今日は業務効率系のお話です、普段使っているGoogleスプレッドシートに関して書いていこうと思います。

この4年くらいは日本でも表計算ソフトとしてExcelからGoogleSpreadシートに移行した。なんて方は非常に多いのではないでしょうか?この記事は、まだExcelしか利用しておらずGoogleスプレッドシートの可能性を知らない方がどんなことに使えるのか?移行におけるメリットやデメリットってどんな事があるのだろうか?ということにお答えする記事です。

この4年くらいは日本でも表計算ソフトとしてExcelからGoogleSpreadシートに移行した。なんて方は非常に多いのではないでしょうか?この記事は、まだExcelしか利用しておらずGoogleスプレッドシートの可能性を知らない方がどんなことに使えるのか?移行におけるメリットやデメリットってどんな事があるのだろうか?ということにお答えする記事です。

1.Googleスプレッドシートはデータ共有が楽

Excelではデータの共有はどうしていたでしょうか?社内外で同じ最新のExcelソフトを利用して連携などを行いながら作業をしています。という方は今でも稀なのではないでしょうか?Googleスプレッドシートでも共有の仕方はいくつかございますが、 圧倒的に便利です。

1-1.リアルタイムに共同で編集ができる

リアルタイムに共同編集が出来ます。しかも、Googleアカウントを持っているユーザーなら誰でも招待が可能ですし、クラウドなので場所をえらばないのが一番いいですね。プロジェクターで初めて作業をみられる方はいつも驚かれます。また、CSVデータなどシステム上どうしても発生するファイルもGoogleドライブというファイル保存のフォルダに入れておいてもらえればGoogleスプレッドシートとして変換・開封することも容易です。

1-2.編集履歴機能がある

これを最初に知った時には驚きました。誰がいつどんな編集をしたか?の履歴を辿ることができる。もしものミスが起きた場合でも編集前の状態までさかのぼって戻すことができるんです。超〜便利ですよね。

変更内容を辿れるので本当に助かっています。自動保存なので保存し忘れもありません。

いつ誰が編集したかが分かるので、問題が起きた箇所まですぐに戻せますね。便利。

2.Googleスプレッドシートは誰でも無料で使えて最新!

ネット環境があればいつでも全てのサービスが無料で使うことが出来るのが最大の特徴と言えるでしょう。(オフラインモードもありますので、ご安心ください。)そして、スマホ・タブレットなどのマルチデバイスで利用するシーンがある人にも便利なアプリ対応です。今の時代にぴったりですね。

2-1.クラウド型のソフトで最新版が常に更新されるのに無料

クラウド型サービスの特徴でもありますが、常に最新の状態です。出始めの頃は確かに、関数や操作性、重さなど色々気になる点がありましたが今ではExcelに劣る点を探す方が難しい程充実しています。

2-2.Excelと違いソフトインストールが不要

Excelのように有料で各アカウント・PC毎にインストールをしてもらう必要もなければアカウント更新も必要ありません。Googleスプレッドシートは常に無料で最新なのです。これほど強力なツールはありません。お客様とのやりとりでもフル活用しています。

2-3.ブラウザベースなのでOSに依存しない

個人的にはこれも非常に大きなポイントです。もちろんエクセルも現在Mac版などはありますが、導入に当たってクラウドでどちらも対応して使うことができるツールはストレスがありません。他の利用者にも進めやすい点としてやはり大きいですね。

4.エクセル利用者にとってのデメリットが少ない、てかほとんどない

エクセルにも対応

エクセルにも完全に対応!確かにこれが一番嬉しいかもしれませんね。

ほとんどのExcelを利用されている方が利用しているExcelにしかない機能はGoogleスプレッドシートを一度利用してもらえれば分かりますが、殆ど違いがない状態と言えるかと思います。やっていることはほぼできる。つまり移行上での機能的なデメリットがないという事も強力なメリットです.

4-1.エクセルデータもそのまま共有可能

エクセルデータもそのままアップロードを行なって使えるんです。書式など微妙に変わったりしますが、そのまま関数なども残っているんです。
これってすごくないですか?エクセルからの移行も全くストレスなく出来るのが本当に素晴らしいと思います。

4-2.関数はExcelユーザーにも優しい対応

これもエクセルの関数を理解している人にとっても馴染みやすい関数が揃っています。またネットに繋がっているGoogleスプレッドシートならではの関数もたくさんあります。

4-3.マクロにも対応

マクロ機能も2018年に実装をされました。Excelはマクロが使えるから使っていた。という理由も排除されてしまいましたね。さすがGoogleです。
 さらにはGAS(GoogleAppsScript)というGoogleが開発しているプログラムを学べば多くより自由度の高い利用が可能です。例としては、下記のアドオンにも関係しますが、Googleアナリティクスから取得したデータ を定期実行で指定のメール送付したり、計算を行ったりなどが可能です。面倒な作業がどんどん必要になるアイデアが満載ですね。凄過ぎます。
しかしながら、Excelで使えっているマクロをそのままの記述でアップロードすればGoogleSpreadSheetでも動くということはないので悪しからず。

4-4.アドオン機能でさらに便利に!

Googleアナリティクスなど色んな機能がカスタマイズして実装できます。私は特にGoogleアナリティクスなどのレポートなどはDataStudioを利用したり、スプレッドシートのアドオンを利用したりとSpreadSheetベースで運用をしています。

Googleスプレッドシートのアドオンの説明

アドオンの機能は日々増加して便利になっています。追いきれない程ありますが、また便利なアドオンはこのブログでも紹介していこうと思います。オススメがあればぜひ教えてください。

まとめ

いかがでしたでしょうか?
少しはGoogleスプレッドシートを利用してみたくなったでしょうか?これからもGoogleスプレッドシートで便利な機能を紹介していきますのでお楽しみください。

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